Aiemmassa postauksessa läpikäytiin kysymystä, miksi ERP ylipäänsä tarvittaisiin.
Mutta toisinaan jonkinlainen ERP on jo olemassa, ja mielessä voi käydä onko se riittävä. Järjestelmän vaihto voi tuntua työläältä, kalliilta ja turhalta, mutta toisaalta nykyisessä on voinut tulla tietynlaiset rajat vastaan.
Varastonhallinta vai ERP?
Jos nykyinen järjestelmä on enemmänkin varastonhallintasovellus, eikä täysiverinen ERP, tulevat rajat vastaan helpommin. Esimerkiksi kirjanpitojärjestelmistä löytyy toisinaan tällainen varstomoduli, jolla voi hyvinkin päästä alkuun. Mutta ei aina ihan perille.
Välttämättömät perusasiat luultavasti toimivat: ostoissa saldo kasvaa ja myydessä vähenee ja inventaarissa ne voi täsmäytttää. Mutta miten yhtään mutkikkaammat asiat, joihin yritys törmää kasvaessaan ja laajetessaan.
Alla on lueteltu muutamia tällaisia kysymyksiä ja tilanteita:
- onko nykyiseen ERP:iin helppo kytkeä verkkokauppa? Ja voiko se olla mikä vain verkkokauppa, vai onko se rajoitettu ERP-valmistajan tiettyyn malliin? Kuinka työläs tämmöinen integrointi olisi?
- kohdistuuko tuotteisiin ja materiaaleihin jäljitettävyysvaatimuksia tai kelpoisuusaikoja? Ja onnistuuko tämä nykysovelluksella? Ominaisuuden nimi on yleensä erä- tai sarjanumeroseuranta.
- palauttavatko asiakkaat tuotteita, ja onko järjestelmässä siihen mekanismit ja käytännöt?
- liittyykö tuotteisiin valmistustoimintaa, tai vaihtoehtoisesti alihankintaa? Jos varastosofta ei "ymmärrä" toimintoa "poiminta tuotantoon" voi olla vaikea ylläpitää ostonimikkeiden saldoja. Samoin käy jos nimikkeitä myymisen sijaan kuluu korjaus- ja huoltotoimintaan, jos ko toimintoja ei ole järjestelmässä
- Ovatko varastot hajaantuneet? Joko esim asentajien pakuihin, alihankkijoille odottamaan käyttöä, asiakkaille kaupintaan tms. Ymmärtääkö varastojärjestelmä näitä ja pysyy perässä?
- Tai edellinen kohta kääntäen: onko olemassa potentiaalisia asiakkaita ja bisnestä, jota ei voida aloittaa, koska ym asioiden hallinta menisi liian vaikeaksi? Voisiko uudemmalla IT:llä poistaa tämmöisen pullonkaulan...
Minimalistinen vai laaja järjestelmä?
Jos käytässä on varastohallinnan sijaan laajempi järjestelmä (eli ihan oikea ERP), ylläolevat asiat ovat luultavammin enemmän tai vähemmän kunnossa. Mutta toiminnan laajetessa eteen tulee uusia kysymyksiä:
- onko myydyillä tuotteilla takuu? Tiedetäänkö vaikkapa varastolla sinne asiakkaan tuoman laitteen sarjanumerosta, että onko juuri sillä laitteella vielä takuuta jäljellä vai ei? Selviääkö se nopeasti asiaan odottaessa kärsimättömänä tiskillä?
- Onko tuotteille korjaus- tai huotopalveluita? Tukeeko nykyinen järjestelmä niiden seurantaa? Ja onko tämä mitenkään kytköksissä asiakkaiden palautus- tai reklamaatiotapauksiin järjestelmässä? Pystytäänkö korjauksiin tehtyä työtä ja käytettyjä varaosia helposti kirjaamaan, seuraamaan ja laskuttamaan?
- Tehdäänkö myydyille laitteille tai järjestelmille säännöllisiä huoltotoimenpiteitä asennuskohteissa? Pystytäänkö kohteita ja niiden huoltohistoriaa seuraamaan ja tarkastuskäyntejä suunnittelemaan? Jos näille asioille on oma järjestelmänsä, muodostuuko sinne suunnitelmat automaattisesti ja integroidusti myynnistä (erpistä)?
- Olisiko järkevää tarjota huoltoa ja ylläpitoa kuukausilaskutuksella ja voiko nyky-erpillä laskuttaa tällaista jatkuvaa palvelua? Mahdollisesti siten, että tehdyt huollot ja korjaukset on helppo raportoida laskuille.
- Onko asiakkaiden mahdollista tehdä vikailmoituksia tai huoltopyyntöjä netin kautta? Joko fyysisiin laitteisiin tai palveluihin liittyen. Ja onko tämäkin erillinen sovellus, jonka synkronointi on jatkuva haaste?
- Käytetäänkö toiminnassa alihankintaa, joka syystä tai toisesta ei oikein sujahda nykyerpin käsitteisiin? Siten että ainakin osa tapahtumista pitää hoitaa erpin ohi sähköpostein ja/tai excelein yms kiertotein
Yllä on muutamia esimerkkejä tilanteista, joissa nykyaikainen ERP venyy paljon pidemmälle kuin vanhemman polven vastineet. Takuut, korjaukset, huollot, kuukausilaskutuspalvelut, nettipohjainen asiakaspalvelu ja monet muut asiat eivät useinkaan löydy perinteisistä ERP:eistä.
Mutta noita toimintoja kuitenkin tarvitaan, ja pohjimmiltaan ne kytkeytyvät ihan samoihin asiakkaisiin, tuotteisiin, tarvikkeisiin ja asioihin joita ERP:illä pyöritetään. Jos on tehty erillisiä järjestelmiä, päädytään helposti syöttämään ja ylläpitämään samoja tietoja moniin järjestelmiin. Tai jos tuplaylläpito joskus kiiressä unohtuu tehdä, jäävät asiat jumiin, kun järjestemistä puuttuu oleellista tietoa. Tai sitten joudutaan rakentelemaan usein kalliihkoja liityntöjä, jotka puolestaan ovat riesana päivityksissä ja kaikenlaisissa muutostilanteissa. Kuulostaako tutulta?
Odoo sisältää valtavan määrän moduleita, joilla voi hoitaa hyvinkin erilaisia asioita, mm kaikki yllä luetellut ja paljon muuta, käyttäen kuitenkin koko ajan yhtä ja samaa tietokantaa, jossa sovellukset "näkevät" toistensa tiedot per heti. Varatkaa aika keskustelulle, niin voimme käydä läpi minkälaisella projektilla nuokin asiat saataisiin haltuun.
