ERP-projektiin lähdetään usein nykyisistä vaatimuksista käsin, ja hankitaan niitä varten sopiva järjestelmä. Tämä on hyvä alku!
Jos kaikki menee kuin Strömsössä, ERP-projekti osaltaan saa yrityksen nosteeseen ja kasvuun, ja sitten edessä onkin jo uusia haasteita. Mielessä voi vilahtaa, että pitäisikö näihin tuleviinkin tarpeisiin jollain lailla varautua jo alunperinkin.
Alla on kuvattu joitain tilanteita, joiden mahdollisuutta voi miettiä.
Laajennutaan vientiin ja ulkomaille
Aivan pienimuotoinen vienti ei vielä paljoa vaadi, mahdollisesti asiakkaiden VAT-koodit ja verokäsittelyt vain pitää saada menemään oikein niin yritys- kuin kuluttaja-asiakkaille. EU:ssa yhdellä tavalla ja muissa maissa kussakin omallaan.
Tietyn rajan jälkeen saattaa tulla vastaan sääntöjä, että yrityksen tulisi rekisteröityä kyseiseen maahan verovelvolliseksi. Asiaa voi mutkistaa alihankkijoiden ja paikallisten varastopalveluiden käyttö, koska EU:ssa tavaravirtoja pitää raportoida ja veroja periä fyysisen lähtömaan mukaan. Monet kansalliset ERP-tuotteet voivat olla kykyjensä äärirajoilla jo tässä vaiheessa, tai kenties on menty jo ylikin.
Tytäryhtiöiden järjestelmädilemma
Jossain vaiheessa mahdollisesti mietitään tytäryhtiön perustamista kyseiseen maahan. Jolloin päästään kiinni isompaan järjestelmäkysymykseen: jos tytäryhtiön tilitoimistoksi ja taustajärjestelmäksi otetaan jokin paikallinen, niin se ei ehkä vähässä kummassa integroidu omaan ERP:piin.
Jos toimintaa pyöritetään kotimaan ERP:illä ja talouskuviolla, niin Pohjoismaiden ulkopuolella voi tulla seinä vastaan, kertakaikkiaan ominaisuudet eivät kelpaa. Esimerkikisi joissain maissa laskuilla pitää olla viranomaishyväksyntä erityisine sertifioituine laskukohtaisine koodeineen, jotta se olisi laillista lähettää asiakkaalle. Helposti ajaudutaan kahteen erilliseen järjestelmään ja manuaaliseen tuplatyöhön.
Monikansalliset ERP:it
Tuki valmiisiin kansallisiin lokalisointeihin löytyy yleensä vain ns ERP:pien raskaammasta sarjasta, jossa SAP:in ja Oraclen Netsuiten kaltaiset jätit jyräävät. Suurta on paitsi tuen laajuus niin myös projektin ja lisenssin hintalappu. Lisäksi rimakauhua voi aiheuttaa näköpiirissä olevan projektin laajuus ulkomaisine aspekteineen.
Tätä taustaa vasten Odoon globaali ulottuvuus on melkoinen poikkeus PKS-sektorin toiminnanohjausten joukossa. Odoossa on tuki 50 eri maalle ja luku kasvaa vuosittain. Odoon toimintamalliin kuuluu lisäksi sertifioitujen partnerien verkosto niin, että kustakin toimintamaasta on helposti löydettävissä paikallinen partneri ja tuki. Lisäksi oma kotimainen Odoo-partnerinne (siis me Webbrosissa) toimimme yhdyslenkkinä näihin ulkomaan toimijoihin, niin että homma ei kaadu kielimuureihin tai väärinkäsityksiin.
On siis mahdollista pitää koko toimitusketju ja ydintieto yhdessä ja samassa tietokannassa ja silti ajaa eri maiden lokalisoituja toimintoja siinä rinnakkain. Kertaluokkaa edullisemmin kuin ns isoilla erpeillä.
Toimitusketjun laajentaminen
Joskus omaa tuotantoa laajennetaan alihankkijoilla. Joko lisäämään kapasiteettia, tai sitten uusien tuoteryhmien myötä (kun tarvittava tuotantotekniikka muuttuu) tai ihan muutenkin laajentamalla heidän tarjoamiin erikoisempiin palveluihin (maalaukset, asennukset, pakkaukset, korjaukset, huollot jne....).
ERP:in pitää silloin tukea alihankintaa, niissä olevia varastoja, siirtoja niiden välillä, toimituksia asiakkaille muualtakin kuin omasta tehtaasta jne. Tällaisia tarpeita ei tultu ehkä listanneeksi ylös silloin kun kaikki toimi vielä vain omien seinien sisällä. Ja jälleen pienimmistä ERP:eistä voi loppua puhti kesken...
Jos epäilet, että Odoo ei suoriudu mutkikkaammista toimitusketjuista, lue vaikkapa tämä vertailu.
Projektitoiminnot
Tuotemyynnillä liikkeelle lähtenyt yritys saattaa ajan mittaan törmätä tilanteisiin, joissa asiakas olisi innokkaasti ostamasta heidän tuotteitaan, mutta ei oikeastaan tiedä mitä pitäisi ostaa. Ratkaisumyyjä tai tekninen tuki mahdollisesti auttavat aluksi asiakkaita tässä asiassa, mutta jossain kohtaa tämä miettiminen ja suunnittelu alkaa käydä jo työstä. Jolloin mieleen voi juolahtaa, että tämän suunnitelunkin voi myydä asiakkaalle. Aletaan myymään toteutusprojekteja suunnitteluiniin ja ehkä asennuksineen, jolloin asiakkaan ei tarvitse kuin olla maksukykyinen.
Projekteja voi suunnitella omilla ohjelmillaan tai vaikka exceleillä, ja sitten syöttää suunnittelun tulokset tilauksiksi erppiin. Mutta vaihtoehtoisesti voisi myös käyttää ERP:in projektimodulia ja tehdä kaiken suoraan ja hallitusti erpin puitteissa.
Suunnitelmien kohteena olevien tuotteiden saldot ja hinnat näkyvät silloin suunnittelijalle välittömästi, varaukset syntyvät automaattisesti, korvaavia tuotteita on helpompi etsiä, asiakasta voi laskuttaa erilaisin tavoin, toimitukset voi jakaa osiin, asennuksia voi suunnitella ja valvoa jne.
Erityisen hyödyllistä on saada projektien kannattavuus raportoitua, sisältäen kuluneen oman työn ja hallinnoinnin ja kaiken muunkin epäsuoran kustannuksen.
Huollot ja korjaukset
Tai sitten tuotteita pitää huoltaa, korjata, tehdä tarkastuskäyntejä tms.
