Huolto- ja korjaustoimintaa asiakasrajapinnassa voi hoitaa vähän eri tavoin, riippuen siitä miten helppoa huoltokohteita on liikutella. Pienien tuotteiden tapauksessa asiakas voi tuoda, tai lähetttää ne postissa, yritykselle korjattaviksi. Näitä voidaan hallita Odoon korjaus (repair) modulilla. Jos taas kyseessä on isompi kohde, kuten vaikka asiakkaan tiloihin asennettu järjestelmä, jolloin yrityksen henkilökunnan on matkustettava huoltokohteeseen, voidaan käyttää kenttäpalveluita (field service). Kolmantena kategoriana on sitten yrityksen omien laitteiden ja koneiden kunnossapito ja huolto (maintenance). Alla lyhyt kuvaus näistä kustakin.
Repair-moduli
On tavallista, että yrityksen asiakkaalle myymälle tuotteelle tai laitteelle annetaan takuu. Jos yrityksellä on omaa korjaus- ja huoltotoimintaa, näitä myytyjä laitteita voidaan sitten takuun piirissä ja puitteissa korjata tai huoltaa. Takuun jälkeenkin nämä toiminnot voidaan asiakkaalle tarjota laskutettavana palveluna. Korjaamon toiminnan kannalta on oleellista tietää esim laitteen sarjanumeron perusteella, kuuluuko juuri tälle laitteelle vielä takuu vai onko se jo ummessa.
Riippuen yrityksen omaksumasta toimintatavasta korjaukselle voidaan tehdä ennakkoarvio joko karkeana summana, tai sitten tarkempaan nimenomaisiin tunnistettuihin rikkoutuneisiin varaosiin ja työmäärään perustuen. Maksu voidaan pyytää joko etu- tai jälkikäteen tai jonkinlaisena ennakkomaksun ja jälkilaskun yhdistelmänä. Odoolla nämä kaikki kombinaatiot onnistuvat.
Laskulle saadaan mukaan työaika joko luvattuna määränä tai todellisena, miten asia onkaan asiakkaan kanssa sovittu. Samoin käytetyt tarvikkeet ja varaosat.
Vastaisuuden varalle, ja tilastointiakin varten, laitteelle kertyy sarjanumerokohtainen huoltohistoria, jota kautta voidaan löytää ja nähdä paljon korjausta vaatineet tuotteet, esim. tuotevalintoja tai oman toiminnan kehittämistä ajatellen. Toki analyysin voi tehdä myös asiakkaittain tai korjaajittain tai miten päin yrityksessä asioita halutaan sitten tutkiakin.
Tyypillisesti ERP:iin siirryttäessä osana alkutoimenpiteitä (eli konversioita) yrityksen ulkona oleva laitekanta, tai mahdollisesti esim vain takuuta sisältävät laitteet, ladataan sisään vanhasta järjestelmästä (tai vaikka excel-taulukoista), niin että alkutilanne on ajan tasalla.
Field service -moduli
Kenttäpalveluissa korjaukset perustuvat tehtäviin (task), jotka ovat asiakkailta tulleita pyyntöjä tai valituksia. Nämä tehtävät on mahdollista integroida help desk -toimintoihin, niin että asiakas voi raportoida huolensa joko puhelimella aspaan, sähköpostilla tai niin haluttaessa yrityksen verkkosivujen palaute-toiminnoilla. Näillä työkaluilla on myös mahdollista rajoittaa sitä, ketkä tämmöisiä tehtäviä voivat käynnistää, jos ne halutaan avata esim vain avainasiakkaille.
Kun tehtävät on kirjattu, niiden hoitaminen voidaan sitten delegoida oikeille henkilöille. Tarvittaessa resurssointi voidaan jakaa useammalle tekijälle, kiinnittää päivät tai aikataulut, soveltaa erilaisia tehtävien seuranta/raportointilomakkeita yms.
Lopuksi, tai haluttaessa edistymisen mukaan (vaikka viikottain), nämä tehtävät voidaan laskuttaa asiakkaalta sovitun tai käytetyn ajan mukaan. Tässäkin mallissa myös käytetyt tarvikkeet ja muu materiaali voidaan lisätä laskulle, tai ostaa suoraan tavaroita tämän palvelutehtävän piikkiin, eli läpilaskutettavaksi.
Maintenance -moduli
Kunnossapito (maintenance) modulilla hallinnoidaan yrityksen omissa tiloissa tai omassa hallinnassa olevia laitteita. Tämän modulin yhteydessä ei voi laskuttaa asiakkaita tehdystä työstä, vaan kaikki on ikäänkuin sisäistä kustannusta.
Kunnossapidon kohteet ovat laitteita, joista voi pitää laiterekisteriä. Laitteet on mahdollista luoda automaattisesti oston yhteydessä halutuille tuotteille, esim yrityksen ostamille läppäreille. Tai sitten ne voidaan luoda täysin erikseen.
Laitteet voi kohdistaa henkilölle (esim läppäri tai auto), tietylle tuotannolliselle työpisteelle (pora, kuljetin, mittauslaite jne...) tai yrityksen osastolle (markkinointi-osaston esittelykappale tms), ja niiden taakse voi tallentaa takuut, sarjanumerot, hinnat, toimittajat yms tärkeää tietoa.
Laitteisiin kohdistuu kunnossapitotehtäviä joko käyttäjien tekemien hälytysten pohjalta, tai perustuen ennakoivaan suunnitteluun. Tehtävät voidaan sitten samalla tavalla allokoida tekijöille kuin asiakastehtävätkin, seurata niiden edistymistä ja valmistumista ja ajankäyttöä.
Lopuksi
Yhteistä kaikille Odoon kunnossapito ja huolto -toiminnoille on, että ne kytkeytyvät saumattomasti yrityksen muutenkin käyttämiin asiakas- ja toimittaja- ja tuoterekistereihin, kuten myös henkilörekistereihin, työpisteisiin ja muihin organisaatiokohteisiin. Esim jos omasta varastosta pitää ottaa tarvikkeita työn tekemistä varten, ovat saldot heti kuittauksen jälkeen ajan tasalla. Oleellista, jos samoja tuotteita käytetään myös myynnissä tai tuotannon raaka-aineina.
Usein erillisten kunnossapitojärjestelmien tuska liittyy juuri siihen, että erilaiset rekisterit pitää ylläpitää niihin erikseen, ja dynaamisiin kohteisiin (varastosaldot, kustannukset) liittyvät asiat pitää joko tuplakirjata, tai sitten virittää työläitä integraatioita järjestelmien välille. Tämä on yksi monista moduleista, jotka vain käytännössä toimivat paljon paremmin osana integroitua pakettia!
