Aloittava yritys
Yrityksen käynnistyessä IT:n kärjeksi voi riittää ihan sähköposti. Rinnalle otetaan tyypillisesti pilvipohjainen talousjärjestelmä, kuten Netvisor tai Procountor - sillä tehdään laskuja kirjanpitojärjestelmään, kun on laskutettavaa ja kirjanpitäjä hoitaa sitten reskontrat ja viranomaisraportit ja tilinpäätökset samassa järjestelmässä.
Seuraavassa vaiheessa, ja nykyään luultavasti jo lähdössä, tehdään nettisivut. Siellä on yhteydenottolomake, joka välittää liidit ja keikat edellämainittuun sähköpostiin, joka on sitten se seurantajärjestelmä. Muilta osin nettisivut ovat ehkä vain firman minimalistinen käyntikortti. Jos sivut pystytti jokin toimisto, siellä on lisäksi ehkä myyntihenkistä esittelyä ja mahdollisesti uutiset osasto, josta löytyy pari saman toimiston tekemää tiedotetta, sekä ehkä se yksi toimarin tekemä postaus, joka sinne alkuinnostuksessa tehtiin. Mutta sivuston rooli toiminnassa on luultavasti hyvinkin marginaalinen.
Excel-viidakot
Jos toiminta on vähänkin mutkikkaampaa, jatkoksi otataan tarvittava määrä "exceleitä". Käytännössä ehkä Google sheets tai muu pilvipohjainen vaihtoehto, niin että rinnakkainen ja yhtäaikainen käyttö onnistuu. Mutta usein edelleenkin se excel onkin ihan vaan omalla läppärillä.
Yllämainitulla arsenaalilla voidaan pärjätä yllättävänkin pitkälle! Olen urani varrella törmännyt mm tuotannolliseen yksikköön (siis tehtaaseen), jonka monikymmenpäisen työvoiman työvuorot, työmääräimet, aikataulut ja seurannat pyöritettiin exceleissä (mutta laskutus ja varastonseuranta olivat sentään erikseen). Kunnes siis siirryttiin toiminnanohjaukseen.
Jos kerran excelit taipuvat uskomattomiin suorituksiin, on syytä kysyä: miksi ihmeessä tähän pitäisi ottaa rinnalle vielä jokin ERP?
Milloin excelit ja sähköpostit eivät oikein riitä?
Laitan tähän vastauksen sijaan muutamia vastakysymyksiä, joita voi pohtia. Tai voi pirauttaa meille, tai buukata ilmaisen keskusteluajan meidän kanssamme, niin voimme pyöritellä kysymystä kimpassa.
- Onko mahdollista, että tärkeä tilaus tai keikka on sellaisen ihmisen sähköpostissa, joka on lomalla tai sairaana tai muuten estynyt sitä lukemasta? Niin että homma seisoo, kunnes tämä tyyppi on takaisin töissä.
- Onko varmaa, että jokainen tehty asia varmasti päätyy laskutukseen? Esim tapauksessa että asia hoidettiinkin puhelimitse tai muuten suullisesti eikä sähköpostiin jäänyt siitä mitään jälkeä
- Onko laskuttajalla aina oikeat tiedot saatavilla? Jos työ tehtiin tuntipohjaisesti, ja laskuttaja on eri henkilö kuin työn tekijä, välittyvätkö tunnit ja käytetyt materiaalit varmasti laskulle?
- Onko riskiä, että sitä toimintaa ohjaavaa exceliä pääsisi näkemään taikka muokkaamaan väärät henkilöt? Eli onko siinä minkäänlaista tietoturvaa?
- Vaikka exceleitä näkisivätkin juuri oikeat henkilöt, onko mahdollista että joku voisi - vaikka ihan vahingossa - deletoida sieltä läjän tärkeitä rivejä pois? Tai vahingossa syöttää lukuja soluun, jossa piti olla kaava, ja kun sitä riviä sitten kopioi niin summat alkavat heitellä?
- Jos exceleiden ylläpito on em. eheyssyistä rajattu vain harvoille ja valituille, niin onko kenties ongelmia siinä, että tämän ryhmän ulkopuoliset eivät pysty päivittämään siihen tärkeitä tietoja? Vaan näitä muutoksia hoidetaan sähköposteilla ja puhelinsoitoilla ja muilla epävarmemmilla ja hitaammilla keinoilla?
- Onko kenelläkään tarkkaa kuvaa siitä, miten isosti henkilöstö on jo kuormitettu töille tai projekteille? Voiko olla ylibuukkauksia, joiden takia tulee ikäviä viivästyksiä tai rähinää päälliköiden kesken? Tai vastaavasti alikuormaa muualla, jota kukaan ei huomaa tai ainakaan kerro? Pysyvätkö excelit perässä?
Toiminnanohjaus (ERP) ratkaisuna
Ylläolevat kysymykset ja tilanteet ovat periaatteessa keksittyjä, mutta perustuvat tosielämän tapahtumiin, joihin olen törmännyt sen 30-vuoden aikana, jolloin olen ollut ERP:ien kanssa tekemisissä. Jos mikään listassa tuntuu yhtään tutulta, voi olla syytä harkita erp-järjestelmää. Kuten kysymyksenasettelusta voi päätelläkin, ERP ratkoo juuri kuvatunlaisia kysymyksiä, monen muun toiminnon lisäksi, mutta se on kaikkiaan vähän isompikin kokonaisuus.
Me Webbrosissa autamme miettimään mihin asiaan toiminnanohjaus parhaiten juuri teidän yrityksessä tai organisaatiossa sopisi, ja mikä olisi kustannustehokkain tapa saada se käyttöön.
Jos yrityksellä jo on ERP tai edes varastonhallintasovellus, saattavat. kysymykset olla vähän erilaisia. Lue tästä lisää.
