Projektien seuranta, suunnittelu, resurssointi ja laskutus ovat toisilla yrityksillä osa ydintoimintaa. Ja toisilla ehkä mahdollisuus, jota ei vielä ole hyödynnetty.
Joissakin ERP-tuotteissa (lue SAP) projektien hallinta on sovelluksena tehty niin monimutkaiseksi, että kynnys sen käyttöön muilla kuin projektiliiketoimintaan keskittyneillä yrityksillä nousee järisyttävän korkeaksi. Sitä ei siis käytetä ellei ole pakko! Heppoisemmissa ERP-järjestelmissä projektien seuranta taas on typistynyt ehkä yhdeksi dimensiokentäksi. Tämä ei tietenkään riitä kuin kaikkein yksinkertaisimpiin käyttötapauksiin. Joissakin ERP:issä ei ole projekteja ollenkaan.
Odoossa projektien seuranta ja hallinta on melko lailla kultaisella keskitiellä! Projektimodulin käyttöönoton kynnys on todella pieni ja se on hyvin intuitiivinen käyttää - kuten moni muukin toiminto Odoossa. Silti siinä on lähes täydellinen setti ominaisuuksia vaativampaankin projektinhallintaan. Alla muutamia nostoja.
1. Intuitiivinen käyttöliittymä ja tehtävänäkymät
Odoon selkeä käyttöliittymä mahdollistaa projektien seurannan niin tehtävä-, kanban-, kuin Gantt-näkymissä. Projektille saa uusia taskeja yhdellä napilla. Niille voi syöttää aikataulun ja vastuullisen henkilön hyvin suoraviivaisesti. Resurssoinnin jälkeen jokainen näkee omat tehtävänsä hyvin selkeästi. Taskien statukset voi vaihtaa drag-and-drop toiminnolla tai yhdlelä klikillä, kuten koko projektinkin.
Projekti voidaan luoda valmiin mallin pohjalta suoraan myyntitilauksesta siten, että myytävä tuote on kytketty tähän malliprojektiin. Tämä helpottaa erityisesti toistuvien määrämuotoisten (pienten) projektien seurantaa ja hallintaa. Muuttuva osuus tällöin on ehkä vain projektikohtaisesti tarvittavat materiaalit ja tuotteet. On myös mahdollista saada myyntitilauksen rivit siirtymään projektien tehtäviksi - yhtenä monista vaihtoehdoista.
2. Projektien rakenteet
Projektit voi rakenteellisesti pitää hyvin simppeleinä, muutaman taskin kokoelmana, jos yksinkertaisuus on tärkeää. Ja usein on.
Mutta projektin taskit voi myös jakaa (loputtumasti) alataskeihin, joilloin niihin saa halutunlaisen hierarkian. Taskien välille voi luoda riippuvuussuhteita, jotka auttavat aikatauluttamisessa. Tai jos tämmöiselle ei ole tarvetta niin riippuvuuksia ei tarvitse käyttää. Suuri osa käyttäjistä kokee ne vieraiksi, joten on hyvä pitää ne piilossa pois häiritsemästä, kun tarvetta ei ole.
Yleisin projekteittain suunniteltava asia ovat materiaalit. Ne voidaan suunnitella projektin tehtävittäin käyttäen ns katalogitoimintoa, joka käyttöliittymänä on kuin valitsisi verkkokaupasta tavaroita klikkaimella: nyt vain oman yrityksen katalogista. Tämä on huomattavasti nopeampi tapa kuin perinteinen nimikehaku yksi kerrallaan.
Odoossa voi myös määrittää automaattitoimia ja muistutuksia melko pienellä kynnyksellä lähes kaikilla näytöillä. Näin nämä irralliset pikkutaskit pysyvät muistissa ja järjestelmässä, ilman että projektin "virallista rakennetta" tarvitsee rasittaa näillä tehtävillä. Projektin taskit voi pidää hieman ylemmällä tasolla, jolloin projektien seuranta onnistuu paremmin ja kun selkeys säilyy. Silti pikkutaskeille tehdyt aikataulu-triggerit muistuttelevat tehtävistä töistä, jos ne noin muuten meinaisivat unohtua. Tämmöisiä sivutaskeja ei isommissa ERP-järjestelmissä juurikaan ole!
3. Resurssointi ja suunnittelu
Nimikkeiden ohella tärkeimpiä suunnittelun kohteita projekteilla ovat yleensä ihmiset, eli teknisemmin resurssit. Usein esiin nousee tarve saada projektille sopivan osaamisen mukainen tiimi jo ennen kuin projektin tehtävät ovat ihan tarkalla tasolla selvillä. Tähän ikäänkuin karkeampaan suunnitteluun voi käyttää Planning modulia. Ajatus on buukata tekijöitä tarkkuudella N päivää per kuukausi (tai viikko) projektille X, eli siis karkealla tasolla. Jo buukattu kuorma näkyy suunnittelussa sekä henkilön, että osaston ja/tai työroolin tarkkuudella - vaikkapa että avustajat on varattu 60%:sti seuraavassa kuussa mutta hitsaajat jo 105% joka sitten voi ohjata tasaustoimiin. Tällaista suunnittelua voi tehdä jo tarjousvaiheessa, jos asia nähdään tarpeelliseksi.
Isommissa organisaatioissa miehityksen suunnittelussa voi lisäksi hyödyntää Skills modulissa ylläpidettyjä osaamisia, jos vaikkapa pitäisi löytää tietyn kielen taitava erikoisosaaja spesifiseen tehtävään. Pienemmissä yrityksissä osaamismoduli on luultavasti enemmän kuriositeetti.
Projektien varsinaisille tehtäville voidaan asettaa normaaliin tapaan vastuuhenkilöt, aikataulut ja työmäärät. Tätä kutsutaan toisinaan hienokuormitukseksi ja se on luonteeltaan operatiivista toimintaa. Molempia resurssointitasoja voidaan käyttää toisistaan riippumatta. Henkilön tehdessä tuntikirjauksia nämä suunnitelmat ovat automaattisesti syötössä pohjana.
4. Automatisointi ja integroituvuus
Projektien toimintojen automatisointi on sujuvaa erityisesti laskutuksen suuntaan. Tunnit voi laskuttaa joko sellaisenaan, kiinteinä tuntimäärinä per tehtävä tai perustuen projektien maksuposteihin, jotka liipaistaan tehtävien valmistuttua. Tämä on yksi monista esimerkeistä, joissa integroidun järjestelmän hyödyt nousevat hyvin esiin. On olemassa lukuisia yksittäisiä tuntikirjausjärjestelmiä, osittain hyvin mukavia ja joustaviakin, jotka toimivat kuitenkin irrallaan myynti- ja laskutusprosesseista, jolloin laskutus on melkoista tiedon kopiointia järjestelmästä toiseen.
Myös materiaalien valinta ja suunnittelu projekteille integroituu myynti- ja laskutusprosessiin, ja myös ostoprosessiin, niin että koko logistinen ketju pysyy koko ajan kasassa ja hallinnassa, vaikka materiaalimäärät olisivat merkittäviäkin. Integroituvuudesta on hyötyä, kun esimerkiksi materiaalien valinnan suhteen suunnitelmissa voi huomioida reaaliaikaisesti varastotilanteet ja vaihtoehdot. Ja tarpeen sattuessa laukaista vaikka per heti hankinnat käyntiin, suoraan integroidusti samassa järjestelmässä.
Talous- ja seurantamielessä projektit saa yhdistettyä Odoon analyyttisen laskennan toimintoon, joka on sisäisen seurannan ja hallinnoinnin peruskäsite. Tämän kytkennän jälkeen projektin rahavirtoja ja kannattavuutta voi seurata kytkemällä tapahtumat (automaattisesti) projektiin liittyviin laskuihin ja ostoihin. Rahavirrat näkyvät sekä projektipäällikölle että talouspuolelle samasta lähteestä ja per heti.
5. Reaaliaikainen raportointi
Projektin edistymistä voi tietenkin seurata reaaliaikaisesti. Materiaalin käyttö ja toimitus asiakkaalle on raporteissa näkyvissä välittömästi. Myös tehdyt tuntikirjaukset ja muu toiminta ja päivitys on jatkuvasti muiden nähtävissä. Raportointi käyttää selkeitä visualisointeja kuten liikennevaloja ja burndown-kaavioita. Lisäksi yhteenvetoja voi viedä Odoon dashboard sovellukseen johdon raportointia varten.
Kun projektit ovat samassa järjestelmässä kuin muukin ERP, näkyvät projektit seurantakohteina esim. ostotilauksille välittömästi ilman erillistä tiedonsiirtoa. Myös projekti näkee suoraan ovatko sen haluamat ostot jo saapuneet vai viivästyneet.
Moni asia on yllättävän helppoa, kun toiminnot pyörivät samassa järjestelmässä!
Haluan tietää lisää projektihallinnasta
